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E-Mail-Management: Ich bin dann mal kurz Herakles

5
  • von Andrea Ege
  • in Gastbeiträge · Praxis
  • — 15 Mrz, 2013
von Gilles Rousselet (Achenbach Foundation for Graphic) [Public domain], via Wikimedia Commons
von Gilles Rousselet (Achenbach Foundation for Graphic) [Public domain], via Wikimedia Commons

Die E-Mail ist die Hydra moderner Kommunikation. Scheinbar unsterblich, scheinbar unersättlich, scheinbar unzähmbar. Scheinbar.

Gerade wir Journalisten sind auf Kommunikation angewiesen. Wir reden mit Informanten, Presse-Agenturen, Verlagen. Dass das mittlerweile nicht mehr nur über das Telefon passiert, ist schon eine Entlastung. Doch die Masse an Mails, die täglich in der Inbox landet, ist erdrückend. Teilweise schreibt der selbe Absender mehrmals am Tag, weil ihm immer wieder Ergänzungen einfallen. Hat man eine Mail bearbeitet, sind mittlerweile weitere eingetrudelt. Es scheint zu sein, wie Herakles‘ Kampf gegen die Hydra: Man schlägt einen Kopf ab, zwei wachsen nach …

Doch mit etwas Disziplin bekommt man seine Mail-Inbox in den Griff und verwandelt sie in ein herrliches Loch gähnender Leere. In jedem von uns steckt ein kleiner Herakles. Und der hat die Hydra am Ende auch besiegt.

Hier die vier schärfsten Waffen im Kampf gegen die unendliche E-Mail-Flut:

1. Niemals als erste Handlung des Tages Mails checken

Sie bedrohen die tägliche AWD-Liste (siehe Effektiv arbeiten, Teil eins) mit noch mehr To-Do’s – bevor man ein auch nur eines davon lächelnd eliminiert hat. Und nicht vor 10 Uhr morgens beantwortete Mails bringen einen – gelinde gesagt – selten in eine lebensbedrohliche Situation.

2. Der Mensch gibt den Takt vor

Dreimal am Tag seine Mails zu checken reicht lässig – am besten immer zur selben Zeit, zum Beispiel um 10, 14 und 17 Uhr. Ruhig Blut: Auch nach 17 Uhr nicht sofort beantwortete Mails sind selten existenzgefährdend. Wirklich wichtige Kommunikationspartner informiert man über den persönlichen Mail-Check-Rhythmus.

3. Schnell handeln

Das Ziel ist eine leere Inbox. Türmt sich der Mail-Berg unübersichtlich hoch, heißt es: nicht chronologisch, sondern nach Absendern sortieren. Das bündelt sie thematisch und erleichtert das Abarbeiten.

Weiter geht es mit Mail öffnen, maximal fünf Sekunden nachdenken, dann einen der folgenden Schritte ausführen:

  • löschen
  • archivieren
  • Ist eine Handlung nötig, die weniger als eine Minute dauert (zum Beispiel antworten, einen Termin im Kalender eintragen, unerwünschte Mails mit einem Filter aus der Inbox zu verbannen oder das Abo unerwünschter Newslettern zu kündigen): Tun! Danach löschen oder archivieren.
  • Ist eine Handlung nötig, die länger dauert: Die Mail mit einem Stern oder sonstigem Symbol markieren und in den To-Do-Ordner verschieben.

Bleibt man konsequent, dauert es ein paar Minuten und die Inbox ist leer. Check! Ein herrlicher Anblick.

Aber so verlagert man das Problem doch nur von einem Ort an den anderen – höre ich Kritiker sagen. Und: Was macht es für einen Unterschied, ob ich die To-Do-Mails als ungelesen markiert in meinem Posteingang lasse oder woanders platziere?

Mails als Hydra, Journalisten als Herakles

von Gilles Rousselet (Achenbach Foundation for Graphic) [Public domain], via Wikimedia Commons

Es macht einen Unterschied. Als ungelesen markierte To-Do-Mails in der Inbox bekommen permanent Nachwuchs. Wer so vorgeht, arbeitet Auge in Auge mit der kampflustigen Hydra. Schon der Anblick der niemals endenden Liste deprimiert und macht müde. Der selbst kontrollierte To-Do-Mails-Ordner wiederum bewegt sich im Takt des Users, ist übersichtlicher und erfreut das Herz, sieht man ihn schrumpfen.

4. Den To-Do-Ordner als Standardansicht im Mailprogramm einstellen

Die Inbox wird nur noch besucht, um sie so schnell wie möglich wieder zu leeren. Und nicht vergessen: Am Ende immer das Mailprogramm schließen. Immer.

Einmal daran gewöhnt, hat man Mitleid mit jenen, die es nicht tun. Und gewinnt Zeit. Vielleicht sogar genug, um sich mal wieder in die Abenteuer der griechischen Mythologie zu stürzen …

P.S. Dieser Artikel ist Teil 2 unserer sechsteiligen Serie „Tricks und Tools für Journalisten“. Teil 1 findet Ihr hier. Und Teil 3 hier

 

Schlagworte: KommunikationWerkzeugeZeitmanagement

— Andrea Ege

Andrea Ege ist Gast-Autorin bei LousyPennies. Die Journalistin hat für viele Online- und Printmedien in Deutschland gearbeitet und lebt heute als freie Autorin und Fotografin in den Niederlanden. Mehr über sie lest Ihr hier.

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Kommentare

  1. Karsten Lohmeyer sagt:
    15. März 2013 um 10:52 Uhr

    Ich freue mich ja sehr über die nützlichen Journalisten-Tipps von Andrea – merke aber schon, wie ich zittrige Hände bekomme, wenn ich meine Mails mal 15 Minuten nicht gecheckt habe. Also wird es für mich ganz schwer, ihre Herakles-Tipps zu befolgen, ohne als E-Mail-Junkie auf „Cold Turkey“ zu kommen. Was meint Ihr?

    Antworten
    • Andrea Ege sagt:
      15. März 2013 um 11:30 Uhr

      Die Dosis bleibt auf Wunsch gleich, Karsten, nur anders verteilt …

      Antworten
  2. Joern Gerken (@joern_gerken) sagt:
    15. März 2013 um 12:11 Uhr

    Simpel, einfach umzusetzen und sehr effektiv.

    Eine Minute ist mir allerdings zu wenig – eine Mail ohne weitere Bearbeitungshinweise einfach nach „ToDo“ zu verschieben, nur um sie später noch ein weiteres Mal anzusehen und eine Handlungsentscheidung zu treffen, dauert a) insgesamt sicher länger als 1 Minute und b) verlagert es das Problem dann nur in die Zukunft.

    Einmal anfassen und einmal entscheiden: Wer, wie, was? Wieso, weshalb, warum? Die „Sesamstraßen-Methode“. Zwei oder drei Minuten, je nach Komplexität, sollten sein; dann aber auch konsequent eingehalten werden. Eine Eieruhr hilft beim Konditionieren.

    @Karsten Lohmeyer – Schwer? „Kann nicht“ ist der kleine Bruder von „Will nicht“!

    Herzliche Grüße

    Joern Gerken

    Antworten
  3. opalkatze sagt:
    15. März 2013 um 16:38 Uhr

    Jo, genau so klappt das. Hat aber fast ein halbes Jahr gedauert, bis ich das hingekriegt hab. Zusatz: Solange ich am Rechner bin, guck ich, was reinkommt (hab sehr spitz eingestellte Filter). Wenn ich was Anderes mache, kann die Mail auch bis morgen warten. Wissen alle, funktioniert.

    Antworten
  4. Ulf J. Froitzheim sagt:
    18. März 2013 um 20:35 Uhr

    In meiner Inbox landen keine Mails von Absendern, mit denen ich regelmäßig zu tun habe, weil ich für sie jeweils eigene Unter-Postfächer eingerichtet habe. Die Filter sortieren das sehr gut vor, so dass mir Mails meiner Stammkunden meist sofort auffallen, wenn ich das Mailprogramm starte* – es sei denn, sie verwenden mehrere Mailadressen, die ich nicht alle kenne. In PR-Verteiler lasse ich mich aber nie mit meiner Hauptadresse eintragen, so dass nur noch selten Waschzettel den Blick auf Wichtiges versperren. Meine Erfahrung: Ab und an ein bisschen Zeit in die Filterpflege zu investieren, rentiert sich.
    * In Recherchephasen ist das Mailprogramm ständig online, in Schreibphasen schalte ich meist ab und schaue nur einmal am Tag rein. Zur Not bin ich ja telefonisch erreichbar.

    Antworten
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